Dijaška pisarna

V šolski ustanovi dijaška pisarna opravlja vrsto zadolžitev, s katerimi zagotavlja dobro počutje dijakov in ustrezen potek šolskih dejavnosti. Osebje dijaške pisarne prispeva k ustvarjanju pozitivnega in inkluzivnega učnega okolja. Ena glavnih zadolžitev dijaške pisarne je organizacija sprejema učencev in upravljanje vpisov. Sem sodi zbiranje in pregled vlog za vpis, preverjanje pogojev za vpis in določitev razredov skladno s kriteriji, ki jih je določila šolska ustanova. Pisarna mora zagotoviti ustrezno izpeljavo vseh postopkov in dodelitev posameznih dijakov ustreznemu razredu ob upoštevanju njihove starosti, njihovih sposobnosti in preferenc. Osebje v dijaški pisarni je pristojno za vodenje dijaških arhivov. Sem sodi vstavljanje in posodabljanje osebnih podatkov dijakov, vključno s kontaktnimi podatki staršev, zdravstvenimi podatki dijakov, dovoljenji in drugimi pomembnimi informacijami. Osebje pisarne mora zagotoviti ustrezno hrambo in zasebnost podatkov skladno s pravili o zasebnosti in ob zagotavljanju varnosti podatkov. Druga pomembna zadolžitev dijaške pisarne je vodenje odsotnosti in prisotnosti posameznih dijakov. Osebje pisarne beleži odsotnosti dijakov, preverja ustreznost opravičil s strani staršev oz. skrbnikov in nadzoruje stopnjo odsotnosti. Osebje dijaške pisarne poleg tega sodeluje z učnim osebjem pri ugotavljanju morebitnih ponavljajočih se odsotnosti ali težav s prisotnostjo posameznih dijakov ter sprejema ustrezne ukrepe za zajezitev tovrstnih trendov. Dijaška pisarna ima poleg tega ključno vlogo pri upoštevanju potreb posameznih dijakov in zagotavljanju ustrezne podpore. Osebje pisarne je zadolženo za vodenje registrov o disciplinskih ukrepih in za obveščanje dijakov in staršev o sprejetih ukrepih. Osebje dijaške pisarne lahko sodeluje pri načrtovanju in organizaciji zunajšolskih dejavnosti, na primer šolskih izletov, športnih in kulturnih dejavnosti ter sodeluje z učnim osebjem in šolskim osebjem nasploh, zato da se predvidene dejavnosti izpeljejo varno in ob upoštevanju vzgojno-izobraževalnih ciljev šolske ustanove.