Nabavni oddelek

Šolski nabavni oddelek ima ključno vlogo pri upravljanju naročil in dobavi blaga ter storitev, potrebnih za uspešno delovanje šolske ustanove. Zagotoviti mora, da se dobava izvede na učinkovit in transparenten način ob upoštevanju veljavne zakonodaje in postopkov. Ena glavnih zadolžitev oddelka je predvidevanje in vrednotenje potreb šolske ustanove. Pri določanju potrebnega blaga in storitev ter ocenjevanju njihove kakovosti in količine oddelek sodeluje s strokovnjaki v nabavnem sektorju ter načrtuje nakupe skladno z razpoložljivimi finančnimi sredstvi. V ta namen lahko izdela letne ali večletne dobavne načrte ali preglednico tehničnih specifikacij oz. pogojev, ki jih morajo izpolnjevati želeno blago in storitve. Dobavitveni oddelek je pristojen tudi za iskanje in selekcijo zanesljivih dobaviteljev, za oceno prejetih ponudb in predlogov ter za izbiro najustreznejšega dobavitelja na podlagi njegove cenovne ustreznosti, ponujene kakovosti, dobavnih rokov in upoštevanja veljavnih predpisov. Oddelek lahko tudi izvede primerjalno analizo, preveri zanesljivost dobavitelja in doseže ugodne nabavne pogoje za potrebe šolske ustanove. Po selekciji dobaviteljev sledi dejanskemu nabavnemu postopku: ob potrebi pripravi naročilo, zagotovi ugodne pogodbene pogoje, preveri ustreznost dobavnih dokumentov in sledi plačilom. Osebje oddelka poskrbi za skladnost nakupov z internimi pravili in postopki šolske ustanove, pripravi vso potrebno dokumentacijo in zagotovi sledljivost finančnih transakcij. Oddelek vodi evidenco o nabavljenih artiklih, preverja obstoječe zaloge in načrtuje bodoče nakupe. Oddelek lahko skrbi tudi za vzdrževanje in popravila blaga, usklajuje kontakte s ponudniki tehnične podpore in ocenjuje učinkovitost uporabe razpoložljivega blaga in storitev. Oddelek lahko poleg tega svetuje drugim oddelkom v šolski ustanovi: nudi jim informacije in nasvete glede nabavnih postopkov, veljavnih zakonov in določil ter zagotavlja njihovo skladnost z dobavitveno zakonodajo in politikami. Oddelek lahko sodeluje z učnim osebjem za nabavo učnega gradiva, opreme za laboratorije, učbenikov in drugih učnih pripomočkov.