Oddelek za protokol

Oddelek za šolski protokol ima bistveno vlogo pri upravljanju z uradnimi dokumenti, vezanimi na šolsko ustanovo. Zagotoviti mora, da je postopek registracije, kategoriziranja, shranjevanja in predložitve dokumentov ustrezen in skladen z veljavnimi predpisi. Ena glavnih pristojnosti oddelka za protokol je sprejemanje predložene dokumentacije. Slednja zajema uradno korespondenco, obvestila s strani staršev ali dijakov, prošnje za prejem informacij, upravnih dokumentov in drugega gradiva, pomembnega za šolsko ustanovo. Oddelek skrbi za ustrezno registracijo in katalogiziranje prejete dokumentacije, tako da vsakemu dokumentu določi enotno številko, s katero dokument postane sledljiv; na ta način lahko sledimo poteku posameznega dokumentacijskega postopka. Osebje oddelka nadalje poskrbi za širjenje in posredovanje dokumenta dotičnim naslovnikom. Lahko skrbi za delovanje interne pošte, dodelitev dokumentov pristojnim uradom oz. uslužbencem ali posredovanju dokumentov zainteresiranim subjektom. Bistveno je, da oddelek za protokol poskrbi za pravočasno in varno dostavo dokumentov ob upoštevanju ustaljenih internih postopkov in varovanju zaupnosti občutljivih podatkov. Oddelek za protokol je poleg tega pristojen za upravljanje z arhivi oz. za katalogiziranje, urejanje in hranjenje dokumentov skladno z arhivskimi pravili in z zakoni o zasebnosti. Oddelek poskrbi za ustrezno arhiviranje, označbo in dostopnost dokumentov. Lahko je tudi pristojen za digitalizacijo dokumentov v papirnati obliki, s čimer izboljša njihovo dostopnost in upravljanje z njimi; lahko pa tudi sledi rokom za posredovanje oz. dokončno arhiviranje zastarelih dokumentov. Oddelek lahko sodeluje z drugimi pisarnami v šolski ustanovi pri razvoju postopkov in politik za upravljanje z dokumenti. Slednji lahko zajemajo katalogizacijske standarde, izboljšanje dokumentacijskih tokov, uvedbo sistema za vodenje dokumentov in uporabo tehnologij za poenostavitev upravnih postopkov. Oddelek za protokol lahko poleg tega svetuje in pomaga šolskemu osebju v zvezi z dokumentacijskimi postopki. Oddelek je lahko zadolžen tudi za pošiljanje uradnih obvestil. Lahko na primer koordinira pošiljanje uradnih tiskovnih sporočil, objavo uradnih dokumentov na spletnem mestu šolske ustanove in objavo informacij za medije oz. zunanje deležnike. Oddelek je pristojen za točnost in ustreznost uradnih sporočil.